Guía para firmar un documento de manera interna - externa
REQUISITOS NECESARIOS:
TENER AUTOFIRMA INSTALADO Y CERTIFICADO ELECTRÓNICO
Accedemos a PORTAFIRMAS a través del enlace: PORTAFIRMAS ó a través de “MI PORTAL” siguiendo la ruta:
Accedemos con certificado o con usuario y contraseña:
Si elegimos la opción de Acceder con certificado nos aparecerá una ventana emergente dónde tendremos que elegir el certificado con el que queremos identificarnos:
Una vez dentro, redactaremos un mensaje haciendo clic en la opción “Redacción” de la parte superior izquierda:
A continuación, pulsamos sobre “Avanzada” para desplegar más opciones de la redacción del mensaje:
Para redactar una petición de firma será necesario cumplimentar los campos Firmantes (Punto 1), Asunto (Punto 2), Descripción (Punto 3) y Adjuntar (Punto 4):
Realizaremos una petición de firma dónde enviaremos el documento PRIMERO a nosotros y, después, a una persona EXTERNA a la Universidad. Para ello, pulsamos sobre “Firmantes” (Punto 1) y se nos abrirá la siguiente ventana:
Seleccionamos “Todos” (Punto 1) y buscamos el primer firmante que siempre tiene que ser alguien que pertenezca a la Universidad. Una vez buscada la persona, pulsamos sobre el botón del centro (Punto 2) para desplazarla a “Asignados” (ver imagen del apartado 6).
Pulsamos sobre “Invitados” (Punto 3) y se nos abrirá la siguiente ventana dónde rellenaremos el nombre de la persona EXTERNA y su dirección de correo electrónico y terminaremos pulsando sobre “Añadir firmante invitado”:
Cerramos la ventana de “Selección de firmantes” para volver a la pantalla de redactar y comprobar que aparecen en la línea de firmantes el usuario perteneciente a la Universidad y le persona externa:
Completamos la redacción del mensaje escribiendo una descripción e insertando el documento a firmar y posteriormente lo enviamos. Cuando se envíe, la persona de la Universidad lo recibirá y firmará cómo si de un documento normal se tratase. Una vez firmado, quedará a la espera de que lo firme la persona externa a la Universidad.
El firmante externo recibirá un correo electrónico dónde se le invita a ir a la Petición. Tendrá que pulsar sobre “Ir a la petición”:
Pulsando sobre el botón mencionado, accederá a la siguiente página dónde debe pulsar sobre “Acceder”:
Le aparecerá una ventana emergente dónde tendrá que marcar la casilla de “Permitir siempre…” y pulsar sobre “Abrir AutoFIrma”:
Al abrir AutoFirma tendrá que elegir el Certificado Electrónico con el que firmar. Es importante tener un certificado válido emitido por la FNMT. En el siguiente enlace se pueden comprobar los existentes: Certificados FNMT
Al escoger el certificado y pulsar sobre “Ok”, le redirigirá a la siguiente página web:
Al pulsar sobre el icono del documento se le descargará una copia del documento para poder visualizarlo antes de firmarlo (FIRMAR) o rechazarlo (DEVOLVER). Si lo firma, le llevará a la siguiente página:
Al pulsar sobre IMPRIMIR se le abrirá una ventana dónde podrá imprimir un justificante de la firma:
Tras esto, la persona externa a la Universidad ya habría terminado el proceso de firma.
La persona perteneciente a la universidad habrá recibido una notificación en el corre electrónico avisándole del cambio de estado en la petición. Dentro de PORTAFIRMAS, abriremos la carpeta “Terminadas” y podremos observar cómo se ha completado el proceso:
Pulsaremos sobre los tres puntos a la derecha del icono del documento y descargaremos el “Informe de firmas” (el documento con las firmas incorporadas) para comprobar a pie de página del mismo que aparecen las firmas:
Tras esto, habremos concluido el proceso de firma interna-externa.