Guía de solicitud del certificado de sello electrónico
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CERTIFICADO DE SELLO ELECTRÓNICO
Introducción
El sello electrónico es un tipo de certificado que debe utilizarse en la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada de una unidad organizativa perteneciente a una Administración, organismo o entidad pública.
En este procedimiento se define la gestión del certificado de sello electrónico de la Universidad de Alcalá.
Uso
El artículo 42 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, señala que, en el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de firma electrónica, en el siguiente caso: Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. Los certificados de sello electrónico de la UAH deben utilizarse como señala la ley para la actuación administrativa automatizada. Por otro lado, el artículo 41, de la misma ley indica que, se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
La Comisión de Administración Electrónica y Seguridad aprobará los procedimientos que incluyan actuación administrativa automatizada, previo informe emitido, respectivamente, por la persona responsable de la unidad tramitadora del procedimiento y de la persona titular del órgano competente para resolver.
En aquellos supuestos, considerados excepcionales, al no haber marco legal, en que se deseen sellar actos o actuaciones de manera “manual” utilizando el certificado de sello electrónico, se realizará en el sistema de portafirmas de la Universidad, habilitando la firma de documentos con dicho certificado de sello a las personas que se autorice por la unidad suscriptora (propietaria del certificado de sello). Este mecanismo garantiza que el certificado de sello no reside en máquinas locales (se reduce su exposición) y se dispone de trazabilidad en el proceso de firma de documentos con dicho certificado de sello, garantizando el correcto uso del sello electrónico.
En estos casos excepcionales, la garantía de la seguridad del buen uso del certificado de sello se residencia en la buena gestión de los solicitantes del sello, titulares de la competencia que va a ejercerse, y de los usuarios autorizados, por lo que, para reducir al máximo la exposición:
a) La responsabilidad de la adecuación del procedimiento, que permita garantizar que los actos o certificaciones emitidos utilizando el certificado de sello son correctos, se atienen a norma y se corresponden con los datos obrantes en la Universidad que fundamentan el acto o certificación de que se trate, se residencia en la persona titular del órgano competente para la emisión del documento que se firma, que deberá adoptar las disposiciones que considere adecuadas para evitar incorrecciones o incidencias.
b) El desarrollo del procedimiento necesario para la implantación de la actuación administrativa automatizada que sustituya al uso “manual” del certificado de sello se considerará prioritario, evaluándose por la Comisión de Administración Electrónica y Seguridad la conveniencia de mantener el uso “manual” en el período máximo de tres meses desde su implantación.
Fases
Cada certificado de sello tiene su ciclo de vida: es creado, utilizado y deja de poder utilizarse cuando expira (llega al fin de su vida prevista en el momento de su creación) o es revocado (se solicita formalmente que deje de poder utilizarse, normalmente por problemas de seguridad o cuando deja de ser válido o necesario).
En la gestión de certificados de sello existen tres acciones posibles:
Obtención (solicitud de nuevo certificado, descarga, instalación, custodia y, en su caso, publicidad en la sede electrónica), cuando quiere empezar a usarse.
Renovación (solicitud de renovación, descarga, instalación, custodia y, en su caso, publicidad en la sede electrónica), cuando va a expirar y se quiere seguir usándolo.
Revocación (solicitud, desinstalación y, en su caso, publicidad en la sede electrónica), cuando ya no se va a seguir usándolo.
Procedimiento de Solicitud
La solicitud de obtención, renovación, revocación o cambio de uso, será dirigida al Servicio de Nuevos Procesos Administrativos y Administración Electrónica, a los correos: admin.electronica@uah.es o firma.electronica@uah.es
Solicitud de obtención
La solicitud se iniciará a demanda del suscriptor, la unidad que requiere el certificado de sello (un Vicerrectorado, por ejemplo).
Se indicarán en la solicitud:
· Los datos de la unidad solicitante del certificado de sello (nombre de la unidad, dirección postal, dirección de correo electrónico y teléfono de contacto).
· Los datos de la persona física representante de la unidad suscriptora (nombre completo, NIF, dirección de correo electrónico y teléfono de contacto).
· Actos o actuaciones de procedimientos administrativos para el que se va a emplear el certificado (firma de certificados, por ejemplo)
El Servicio de Administración Electrónica y Nuevos Procesos Administrativos gestionará el procedimiento. Cuando llegue la solicitud se estudiará si es conveniente la adquisición de un sello específico para la unidad solicitante en función a los sellos electrónicos ya existentes, y si se considera que no existe un sello para realizar dicho procedimiento y se requiere adquirir uno se realizará la petición del certificado de sello a la FNMT. El servicio remitirá el contrato de la FNMT para la firma de la persona física representante al portafirmas, requisito para poder continuar el procedimiento. Este proceso continuará cuando en el buzón de correo especificado en la solicitud se reciba la confirmación de que el certificado de sello está disponible para su descarga. En este punto, se contactará de nuevo con el Servicio de Nuevos Procesos Administrativos y Administración Electrónica, para obtener el soporte necesario en la descarga del certificado de sello y así poder continuar con el proceso.
Solicitud de renovación o revocación
La renovación o revocación del certificado de sello podrá realizarse:
· A solicitud de la unidad suscriptora, cuando se produzca un cambio en la persona representante de la unidad organizativa suscriptora del certificado.
· De oficio, cuando el servicio de Sistemas detecte que el certificado va a expirar o no está siendo usado correctamente, por ejemplo, que figure como representante un cargo anterior que ya no ejerce ese cargo.
En ambos casos, el Servicio de Administración Electrónica y Nuevos Procesos Administrativos solicitará la renovación o revocación a la FNMT y se continuará actuando de la forma prevista en la fase de solicitud.
Solicitud de cambio de uso
Cuando se cambie el uso para nuevos actos o actuaciones de procedimientos administrativos para los que no fue solicitado el sello electrónico, diferentes de los que se han indicado en la solicitud de obtención, la unidad suscriptora comunicará los cambios realizados al Servicio de Administración Electrónica y Nuevos Procesos Administrativos.
Custodia
Una vez descargado el certificado de sello, el Servicio de Nuevos Procesos Administrativos y Administración Electrónica lo entregará al servicio de Sistemas Informáticos, que se encargará de su custodia, copia de seguridad y detección de la necesidad de renovarlo. Asimismo, se encargará, en su caso, de instalar o gestionar la instalación del certificado de sello en los sistemas de actuación administrativa automatizada.
Publicidad del Sello electrónico
Cuando un certificado de sello se utilice en los actos y actuaciones de cualquier procedimiento administrativo disponible en la sede electrónica o en sistemas que generen una actuación administrativa automatizada, el Servicio de Nuevos Procesos Administrativos y Administración Electrónica se encargará de gestionar la actualización de la información correspondiente a dicho certificado de sello publicándolo en la sede electrónica: código del certificado, emisor, identificador de la sede, período de validez, límites de uso y huella digital.