Procedimiento de Gestión del Certificado de Sello Electrónico en la Universidad de Alcalá

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CERTIFICADO DE SELLO ELECTRÓNICO

INTRODUCCIÓN

El sello electrónico es un tipo de certificado que debe utilizarse en la identificación y autenticación del
ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada de una unidad organizativa
perteneciente a una Administración, organismo o entidad pública.
En este procedimiento se define la gestión del certificado de sello electrónico de la Universidad de Alcalá.

USO
El artículo 42 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, señala que, en el ejercicio de la
competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá
determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: a) Sello
electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado
en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de
firma electrónica. Los certificados de sello electrónico de la UAH deben utilizarse como señala la ley para
la actuación administrativa automatizada. Por otro lado, el artículo 41, de la misma ley indica que, se
entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente
a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento
administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
La Comisión de Administración Electrónica y Seguridad aprobará los procedimientos que incluyan
actuación administrativa automatizada, previo informe emitido, respectivamente, por la persona
responsable de la unidad tramitadora del procedimiento y de la persona titular del órgano competente
para resolver.
En aquellos supuestos, considerados excepcionales, al no haber marco legal, en que se deseen sellar actos
o actuaciones de manera “manual” utilizando el certificado de sello electrónico, se realizará en el sistema
de portafirmas de la Universidad, habilitando la firma de documentos con dicho certificado de sello a las
personas que se autorice por la unidad suscriptora (propietaria del certificado de sello). Este mecanismo
garantiza que el certificado de sello no reside en máquinas locales (se reduce su exposición) y se dispone
de trazabilidad en el proceso de firma de documentos con dicho certificado de sello, garantizando el
correcto uso del sello electrónico.
En estos casos excepcionales, la garantía de la seguridad del buen uso del certificado de sello se residencia
en la buena gestión de los solicitantes del sello, titulares de la competencia que va a ejercerse, y de los
usuarios autorizados, por lo que, para reducir al máximo la exposición:
a) La responsabilidad de la adecuación del procedimiento, que permita garantizar que los actos o
certificaciones emitidos utilizando el certificado de sello son correctos, se atienen a norma y se
corresponden con los datos obrantes en la Universidad que fundamentan el acto o certificación
de que se trate, se residencia en la persona titular del órgano competente para la emisión del
documento que se firma, que deberá adoptar las disposiciones que considere adecuadas para
evitar incorrecciones o incidencias.
b) El desarrollo del procedimiento necesario para la implantación de la actuación administrativa
automatizada que sustituya al uso “manual” del certificado de sello se considerará prioritario,
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evaluándose por la Comisión de Administración Electrónica y Seguridad la conveniencia de
mantener el uso “manual” en el período máximo de tres meses desde su implantación.
Fases
Cada certificado de sello tiene su ciclo de vida: es creado, utilizado y deja de poder utilizarse cuando expira
(llega al fin de su vida prevista en el momento de su creación) o es revocado (se solicita formalmente que
deje de poder utilizarse, normalmente por problemas de seguridad o cuando deja de ser válido o
necesario).
En la gestión de certificados de sello existen tres acciones posibles:

1. Obtención (solicitud de nuevo certificado, descarga, instalación, custodia y, en su caso, publicidad
   en la sede electrónica), cuando quiere empezar a usarse.

2. Renovación (solicitud de renovación, descarga, instalación, custodia y, en su caso, publicidad en
   la sede electrónica), cuando va a expirar y se quiere seguir usándolo.

3. Revocación (solicitud, desinstalación y, en su caso, publicidad en la sede electrónica), cuando ya
   no se va a seguir usándolo.
   
   

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PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD

La solicitud de obtención, renovación, revocación o cambio de uso, será dirigida al Servicio de Nuevos
Procesos Administrativos y Administración Electrónica, a los correos: admin.electronica@uah.es o
firma.electronica@uah.es

1. Solicitud de obtención
   La solicitud se iniciará a demanda del suscriptor, la unidad que requiere el certificado de sello (un
   Vicerrectorado, por ejemplo).
   Se indicarán en la solicitud:
    Los datos de la unidad solicitante del certificado de sello (nombre de la unidad, dirección postal,
   dirección de correo electrónico y teléfono de contacto).
   
    Los datos de la persona física representante de la unidad suscriptora (nombre completo, NIF,
   dirección de correo electrónico y teléfono de contacto).
    Actos o actuaciones de procedimientos administrativos para el que se va a emplear el certificado
   (firma de certificados, por ejemplo)
   El Servicio de Administración Electrónica y Nuevos Procesos Administrativos gestionará el procedimiento.
   Cuando llegue la solicitud se estudiará si es conveniente la adquisición de un sello específico para la unidad
   solicitante en función a los sellos electrónicos ya existentes, y si se considera que no existe un sello para
   realizar dicho procedimiento y se requiere adquirir uno se realizará la petición del certificado de sello a la
   FNMT. El servicio remitirá el contrato de la FNMT para la firma de la persona física representante al
   portafirmas, requisito para poder continuar el procedimiento. Este proceso continuará cuando en el
   buzón de correo especificado en la solicitud se reciba la confirmación de que el certificado de sello está
   disponible para su descarga. En este punto, se contactará de nuevo con el Servicio de Nuevos Procesos
   Administrativos y Administración Electrónica, para obtener el soporte necesario en la descarga del
   certificado de sello y así poder continuar con el proceso.

2. Solicitud de renovación o revocación
   La renovación o revocación del certificado de sello podrá realizarse:
    A solicitud de la unidad suscriptora, cuando se produzca un cambio en la persona representante
   de la unidad organizativa suscriptora del certificado.
    De oficio, cuando el servicio de Sistemas detecte que el certificado va a expirar o no está siendo
   usado correctamente, por ejemplo, que figure como representante un cargo anterior que ya no
   ejerce ese cargo.
   En ambos casos, el Servicio de Administración Electrónica y Nuevos Procesos Administrativos solicitará la
   renovación o revocación a la FNMT y se continuará actuando de la forma prevista en la fase de solicitud.

3. Solicitud de cambio de uso
   Cuando se cambie el uso para nuevos actos o actuaciones de procedimientos administrativos para los que
   no fue solicitado el sello electrónico, diferentes de los que se han indicado en la solicitud de obtención, la
   unidad suscriptora comunicará los cambios realizados al Servicio de Administración Electrónica y Nuevos
   Procesos Administrativos.

CUSTODIA

Una vez descargado el certificado de sello, el Servicio de Nuevos Procesos Administrativos y
Administración Electrónica lo entregará al servicio de Sistemas Informáticos, que se encargará de su
custodia, copia de seguridad y detección de la necesidad de renovarlo. Asimismo, se encargará, en su
caso, de instalar o gestionar la instalación del certificado de sello en los sistemas de actuación
administrativa automatizada.

PUBLICIDAD DEL SELLO ELECTRÓNICO

Cuando un certificado de sello se utilice en los actos y actuaciones de cualquier procedimiento
administrativo disponible en la sede electrónica o en sistemas que generen una actuación administrativa
automatizada, el Servicio de Nuevos Procesos Administrativos y Administración Electrónica se encargará
de gestionar la actualización de la información correspondiente a dicho certificado de sello publicándolo
en la sede electrónica: código del certificado, emisor, identificador de la sede, período de validez, límites
de uso y huella digital.

(Procedimiento Aprobado por la Comisión de Administración Electrónica)