Registro y trámite de quejas y sugerencias
Sede Electrónica de la UAH
La sede electrónica se define en el artículo 38.1, de la Ley 40/2015 como la dirección electrónica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una administración pública.
Definición y sistemas de acceso corporativo
La sede electrónica utilizará para identificarse en su entorno y como garantía de una comunicación segura certificados reconocidos y/o cualificados de autentificación de sitio web. Emplea sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación y/o sistemas basados en servicios de acceso electrónico público facilitados por proveedores públicos como Cl@ve. Y Sistemas de acceso corporativo. En este último caso, sólo accesibles para la comunidad universitaria.
Disponibilidad de acceso a la Sede Electrónica de la UAH
La sede electrónica estará disponible durante las veinticuatro horas de todos los días del año, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles, o de aquellas producidas por causas no imputables a la Universidad que, salvo que sean imprevistas, serán comunicadas a los usuarios, con la mayor antelación posible, en la misma sede electrónica.
Enlace
La sede electrónica única de la Universidad será accesible en la dirección electrónica: https://sede.uah.es.
Los requisitos para poder acceder a la sede electrónica se encuentran en la propia página de la Sede Electrónica de la UAH ( Vid:Información/Requisitos Técnicos)
Realización de trámites
En estos momentos están habilitados los siguientes trámites en sede electrónica:
Solicitud de acceso a la información pública (Transparencia)
Solicitud de compatibilidad para el ejercicio de actividades públicas o privadas (PDI)
Solicitud de ejercicio de derechos ARSOPOL (Protección de Datos)
Ventajas que ofrecen las sedes electrónicas para los solicitantes:
Presentación de solicitudes sin tener que acudir presencialmente a la oficina de registro
Acceso a los documentos que se generen en el expediente administrativo incluidos los documentos registrales desde el momento del registro a través del área personal o carpeta ciudadana
Posibilidad de recibir notificaciones electrónicas, relativas a la tramitación o subsanación de procedimientos incluidos en el catálogo de procedimientos en el área personal o carpeta ciudadana.
Principios que rigen la Sede Electrónica
La sede electrónica funcionará conforme a los principios de respeto de la integridad, veracidad, seguridad, transparencia, publicidad, neutralidad, calidad, disponibilidad, accesibilidad y actualización de la información y los servicios a los que puede accederse.
1.- Registro de quejas y sugerencias en la sede electrónica (USUARIO)
ACCESO:
En la sede electrónica entrar en el procedimiento. Ir al recuadro de catálogo de trámites, donde está el formulario para quejas y sugerencias.
Elegir el formulario de quejas y sugerencias:
A continuación, elegir: Iniciar
En la pantalla de certificados, elegir entrar con cl@ve o acceso corporativo (esta última opción solo miembros de la Comunidad Universitaria)
Al validar la contraseña o certificado electrónico, la siguiente pantalla solicita los datos personales, esos datos se puede guardar para trámites posteriores, eligiéndolo en la casilla inferior del formulario. Los campos con la señal en rojo son obligatorios. Aquí hay que indicar si se quiere notificación electrónica o postal, los que estén obligados a comunicarse por medios electrónicos, aunque elijan postal se les comunicará vía electrónica. A continuación, pulsar INICIAR.
Seguidamente se accede al formulario de quejas y sugerencias. Los campos del formulario son obligatorios. Hay que elegir en el desplegable, si es una queja o una sugerencia, y describirla.
Se indicará a que unidad/servicio/ departamento/servicio o persona va dirigida, o bien el nombre en el caso de no aparecer en el desplegable, en el campo de texto libre del final.
Pasar a Continuar.
Una vez cumplimentado correctamente el formulario, aparecerá la solicitud para firmar, en este momento se elegirá continuar y firmarla o rechazarla porque faltará algún dato.
Esto lleva al certificado, se seleccionará y aparecerá la solicitud con el CSV (Código Seguro de Verificación) en el lateral izquierdo, donde se puede comprobar la veracidad del documento y el sello de la universidad.
Para descargarlo, elegir los tres puntos de esta página y permitirá guardarlo o imprimirlo. La otra opción es ir a nuestra área personal en la sede electrónica.
Si no se quiere guardar, para la consulta de las solicitudes y expedientes iniciados con la UAH, habrá que acceder a la carpeta ciudadana o en la sede (Área Personal)
La carpeta ciudadana es la carpeta donde podremos ver los expedientes completos con las solicitudes y documentos adjuntos que hemos iniciado con la UAH, y el estado de tramitación de nuestros procedimientos, los mensajes, las subsanaciones, las notificaciones y las resoluciones.
También se puede adjuntar documentación a los trámites iniciados, a través de:
Para acceder a las notificaciones de nuestras solicitudes, habrá que ir a notificaciones, elegir el identificador, y pulsar aceptar, si se quiere acceder a la misma, en la siguiente pantalla. En caso de no aceptar, en un plazo de 10 días, la notificación caduca y no se podrá abrir. Si se opta por rechazar no se podrá acceder a la notificación.
2.- Tramitación de quejas y sugerencias en la sede electrónica (unidad tramitadora)
En principio, el personal tramitador tiene que acceder al escritorio de tramitación: https://et.ae.uah.es/
Para acceder pedirá el acceso con Certificado de Empleado Público. (Si no se tiene, pedir a firma.electronica@uah.es) o bien, con credenciales corporativas.
Entrando en el escritorio de tramitación accederemos a esta pantalla. En el lateral izquierdo aparecen TAREAS. Las quejas y sugerencias pasan desde la sede electrónica a TAREAS POR ROLES. Eligiendo tareas por roles y abriendo la unidad de tramitación de quejas y sugerencias (UAH123, es el código de la unidad en el tramitador).
Ante un expediente nuevo se tomará nota del número de expediente para no perder el control de este en la tramitación, llevan el código SAQYS.
Accediendo a la tarea para iniciar la tramitación, que en este caso figura debajo del campo “nombre” (Mostrar solicitud tramitador), esa tarea pasa a Mis tareas.
Si se quiere devolver la tarea a la unidad tramitadora, se elige devolver a rol. En todo caso, siempre se podrá volver a tramitarla en el botón reclamar en la unidad tramitadora de quejas y sugerencias.
En la tarea MOSTRAR SOLICITUD TRAMITADOR, hay que comprobar que la solicitud presentada, sea realmente de quejas y sugerencias.
Si todo es correcto, se elegirá completar y continuar a la siguiente tarea.
A continuación, en la tarea TIPO DE PROCESO, aparece la selección de quejas y sugerencias. Indicar, si es una queja o una sugerencia, y completar y continuar a la siguiente tarea.
A continuación, aparece la tarea de ASIGNAR UNIDAD ORGÁNICA COMPETENTE. Este paso es fundamental, porque el procedimiento pasa a la unidad tramitadora que se seleccione, hay un desplegable para seleccionar la unidad de destino. Es un campo obligatorio, puede ser la propia unidad de quejas y sugerencias la que seleccionemos, en este caso tendrá que tramitar el expediente, adjuntar la respuesta y hacer el trámite de notificación.
Es conveniente si se pasa a otra unidad, comentárselo antes, para que no esté el expediente de una unidad a otra, pues, puede ser rechazado por la unidad a la que se envíe.
Si la unidad tramitadora indicada en el destino, la rechaza, volverá a la unidad tramitadora de quejas y sugerencias a tareas. En caso de continuar el procedimiento elegir completar y continuar a la siguiente tarea. En la siguiente pantalla aparece la tarea QUEJA O SUGERENCIA.
(SI NOS QUEDAMOS CON EL EXPEDIENTE A PARTIR DE ESTE PUNTO ES LA TRAMITACIÓN)
En la parte inferior de esta pantalla, se validará el documento eligiendo una opción para después Completar y continuar a la siguiente tarea.
En el FORMULARIO DE RESPUESTA se podrán rellenar datos, o bien adjuntar una respuesta en pdf, previa y que puede estar ya firmada, si queremos firmarla fuera del tramitador. También está la opción de firmarla por el portafirmas, en el tramitador o con sello electrónico, en una pantalla posterior. Completar y continuar a la siguiente tarea.
Al elegir la opción de plantilla de documento, y no de subir un documento, habrá que rellenar los campos.
En la tarea de ELEGIR DEPARTAMENTO, se realizará el trámite de notificación de la queja o sugerencia, para que lo tramite otro departamento o unidad tramitadora.
En la siguiente tarea de ELEGIR INTERESADOS, se indicará a quien o quienes va dirigida la respuesta, a uno, o, a varios interesados.
A continuación, se pasa a la tarea de INCORPORADA en la cual se indicará si se quiere incorporar un traslado del documento, o no en la notificación, y según las opción elegida, habrá que validar el documento.
La tarea de VISUALIZAR PDF, permitirá ver si está todo correcto.
La siguiente tarea es la de Firma y aquí se podrá rechazar el documento si no está bien, pero no antes.
A continuación, se pasa a la tarea de ELEGIR EL TIPO DE FIRMA, y aquí hay tres opciones, o se elige el portafirmas, o se firma en la propia plataforma, o bien, se incorpora el sello electrónico de la Universidad.
Si se envía al portafirmas hay que seleccionar quien va a firmar el documento en el desplegable de la siguiente pantalla.
Si se elige esta opción de envío al portafirmas pasará a la tarea SUBPROCESO DE FIRMA y hasta que esté firmado el documento no se podrá pasar a la tarea de notificación. El que firma tendrá usuario de firmante en el escritorio de tramitación, o solicitarlo en admin.electronica@uah.es , porque si no, no podrá firmar.
En caso de elegir la opción firmar en el ET, Escritorio de Tramitación, en el momento de firmar, se podrá rechazar el documento por incorrecto o por destinatario equivocado.
Si se rechaza, la siguiente tarea será ELEGIR OPCIÓN A REALIZAR, con un desplegable para corregir el documento, o el destinatario. Si es el documento el que está mal, se podrá elegir uno nuevo, tras Completar y continuar a la siguiente tarea.
En la siguiente tarea de SUBIR DOCUMENTO, si fuera el documento el que no es correcto, habría que seleccionar el nuevo archivo y pasar a Completar y continuar a la siguiente tarea.
Al firmarlo, el sistema genera una notificación y el usuario tiene que aceptar la notificación en la carpeta ciudadana. Si la rechazara o bien le caducara a los 10 días, ya no podrá acceder a la notificación.
Una vez abierta la notificación, se cierra el expediente automáticamente en el sistema. Se podrá recuperar el expediente en EXPEDIENTES, por el número de expediente, e indicando en el campo de estado todos.
Por el número de expediente, en la parte superior a la pestaña de datos generales, se encontrará la notificación, y en la parte inferior se indicará su estado: aceptada, rechazada o caducada.
