Manual de Comunic@
- jira.ssii@uah.es
1- ¿Cómo se accede?
En la página de inicio de la UAH y en Herramientas de Gestión de MiPortal se encuentra un enlace a Comunic@
Se puede acceder con una cuenta de usuario personal (no genérica) de la UAH (del tipo nombre.apellido), la misma que se utiliza para el acceso al Mi Portal, desde la red de la Universidad o a través de la Red Privada Virtual (VPN).
La pantalla de bienvenida a Comunic@ muestra una serie de información y funcionalidades que pasamos a analizar con más detalle.
En la figura anterior figuran los siguientes datos:
Tipo de información que el usuario puede publicar: Avisos /Noticias o Eventos.
Categoría en las que se divide los tipos de información.
Perfil al que pertenece el usuario en cada categoría.
Si se conecta con una cuenta no personal aparecerá el siguiente mensaje de error.
2- ¿Cómo puede suscribirse a Comunic@?
Comunic@ permite recibir información de interés a través del correo electrónico o anular la suscripción para no recibir correos.
Los usuarios con cuenta UAH, podrán suscribirse o anular la suscripción de todas las categorías de las que se es destinatario, excepto de las institucionales (por ejemplo, Gerencia o Consejo Social) que aparecerán marcadas con un aspa en gris en la columna de acción.
En la columna Acción se encuentran los siguientes símbolos:
Acción | Funcionalidad |
|---|---|
Permite suscribirse a categrorías de suscripción manual (aquellas de las que se puede ser destinatario pero de las que no se recibirá información hasta que se está suscrito) o en categorías en las que con anterioridad se ha dado de baja. | |
Permite Anular la suscripción de categorías en las que está suscrito. | |
Estas categorías son de suscripción obligatoria y no permiten darse de baja. |
Al pulsar sobre el la cruz verde de la categoría Centro de Documentación Europea, se abre una ventana para suscribirse. Si se desea que los correos de Comunic@ le lleguen a un correo alternativo, se pude rellenar el campo que se muestra en pantalla, de no rellenarlo se enviarán al correo asociado a su cuenta de la Universidad.
Al pulsar sobre el aspa roja de la categoría Claustro se abre una ventana que permite anular la suscripción.
Hay ciertas categorías especiales que tienen asociado un servicio de envío de SMS y puede requerir un móvil.
3- Comunicar Información
La pantalla de acceso a Comunic@ nos informa de aquellas Categorías en las que un usuario puede realizar publicaciones
3.1 - Publicar Información
Acceda al menú Comunicar Información
Podrá realizar una comunicación de información pulsando en el botón Crear de la derecha y se abrirá la siguiente pantalla
Se podrá seleccionar entre los tipos de información que está autorizado a publicar. https://uah.atlassian.net/wiki/spaces/GEISA/pages/44793929
Seleccionar la categoría. La categoría de una información depende del tipo de información que se esté publicando, de este modo, si la información elegida ha sido “avisos/noticias”, la categoría hace referencia a los distintos tablones de anuncios. Si
por el contrario se ha elegido un tipo de información “Eventos”, la categoría hará referencia a las categorías de la agenda. Ver posibles Categorías: https://uah.atlassian.net/wiki/spaces/GEISA/pages/44925016
A continuación deberá completar la información que se desea comunicar prestando especial atención a los campos obligatorios marcados en rojo. Se recomienda no utilizar el título en mayúsculas.
Cuando se esté completando la información se puede dejar en estado pendiente para rellenar el resto de información relativa a Canales y Destinatarios, para posteriormente pasarla a estado Terminado y que pueda ser validada antes de su publicación.
En la siguiente pantalla podrá completarse la información complementaria como son Canales, Destinatarios, Documentos o el Programa de Actividades.
Una vez guardados los datos principales de la información a comunicar, puede proceder a introducir una serie de datos adicionales.
Datos adicionales: Es un paso voluntario, no es obligatorio. Los canales de información y los destinatarios están configurados por defecto y si se quiere modificar podrá acceder haciendo clic en cualquiera de ellos. Existe la posibilidad de adjuntar ficheros o detallar un programa de actividades, en los casos que proceda.
Canales de Difusión
Mediante esta opción se pueden configurar los canales de difusión de la información que se deseen. Dependiendo del tipo de información que se haya elegido aparecerán unos u otros. Los principales son:
Correo electrónico
Agenda
Pantallas
Tablón de anuncios
Cuando se crea una información se copian los canales de difusión que tiene asignada la categoría. Se pueden añadir o eliminar canales (de los disponibles para esa categoría) con los botones de añadir y eliminar marcados en rojo en la siguiente imagen.
Para añadir canales se abrirá una nueva pantalla en la que se podrán seleccionar los canales deseados.
Destinatarios
Esta opción permite elegir el tipo de destinatario al que va dirigido la información a publicar. El funcionamiento es similar a la opción de “Canales de distribución” visto anteriormente; el usuario puede suprimir algún colectivo los botones de añadir y eliminar marcados en rojo en la siguiente imagen.
Para añadir destinatarios se abrirá una nueva pantalla en la que se podrán seleccionar los destinatarios deseados.
Documentos
Comunic@ permite al usuario la inserción de ficheros para ofrecer una información más completa de lo que se desea transmitir. En la siguientes pantallas se muestra al usuario la posibilidad de mostrar bien una imagen o un enlace al fichero. Solamente se permitirá la inserción de ficheros en formato PDF y de imágenes en los formatos jpg, png y gif. El tamaño máximo de los ficheros a adjuntar será de 5 Mb.
Programa de Actividades
Esta opción permite acceder al formulario para definir en detalle una actividad. Resulta útil para poder desglosar el contenido de un evento en varias actividades. Por ejemplo, un seminario puede tener varias charlas o coloquios y cada una de ellas se podría introducir como una actividad.
En la siguiente pantalla, el usuario puede añadir, editar o suprimir alguna actividad con los botones de añadir y editar/suprimir marcados en rojo en la siguiente imagen.
Para añadir Actividades se abrirá una nueva pantalla en la que se podrá introducir la información referente a esas actividades.
Paso final
Una vez introducidos todos los datos anteriores habrá que seleccionar el botón “Terminar”. El usuario termina aquí los pasos necesarios para poder publicar el evento. Éste queda pendiente de su validación para que se publique.
3.2- Consultar histórico de publicaciones
Desde el menú Comunicar Información se mostrarán todos los eventos que se hayan introducido anteriormente como se
muestra en la siguiente figura. En esta pantalla se puede filtrar por el estado o realizar búsquedas por los diferentes campos.
La primera columna contiene un icono para editar la información. Le sigue el tipo de información que es, la categoría que se ha elegido para esa información, el título, la fecha de inicio y fin de publicación y el estado. Este último dato viene a decir el estado actual en el que se encuentra el proceso de publicación de esa información. Los posibles estados son los siguientes:
Pendiente: Información guardada pero no terminada, no ha sido todavía enviada al Validador, se podrá modificar.
Terminado: La información ha sido enviada al Validador para su aprobación. Todavía no está visible pero se puede modificar.
Aceptado: Información validada. A partir de este momento la información se publicará. Ya no se podrá modificar. Si se necesita modificar un evento se tendrá que solicitar la modificación mediante el botón correspondiente y a partir de que se conceda la modificación volverlo a editar.
Rechazado: La información ha sido rechazada por el Validador. Esta información no se publicará hasta que se subsanen los motivos del rechazo. El Delegado/Autorizado autor de la información podrá editar los datos de ésta desde su ventana de histórico de publicaciones.
En este caso se permitirá la modificación de todos los campos para que puedan ser subsanados los motivos del rechazo que podrán visualizarse en la parte inferior de la pantalla de datos.
La última columna “Correos enviados” mostrará el número de destinatarios reales a los que se les ha enviado el correo con la información deseada, después de haberse realizado el proceso de envío de información (programado o manual).